Sales có thể nhớ rất nhiều khách hàng, nhưng không thể nhớ mọi cuộc gọi, lịch hẹn và lần theo dõi trong một ngày làm việc. Vấn đề thường không nằm ở việc nhân viên thiếu trách nhiệm, mà ở chỗ quá nhiều công việc phụ thuộc vào trí nhớ và thao tác thủ công. Khi một cuộc hẹn được ghi nhận trên CRM nhưng không có cơ chế nhắc hoặc tạo công việc tiếp theo, một cơ hội bán hàng vẫn có thể bị bỏ quên. Zoho Bigin Workflow Automation giúp giải quyết phần việc này bằng cách biến những quy tắc đã được xác định trước thành các hành động tự động.

Workflow Automation trong Zoho Bigin là gì?

Zoho Bigin Workflow Automation là cơ chế cho phép doanh nghiệp thiết lập quy tắc để hệ thống tự động thực hiện một hành động khi một điều kiện nhất định xảy ra.

Hiểu đơn giản, doanh nghiệp có thể đặt ra một quy tắc:

Khi điều kiện A xảy ra → nếu thỏa điều kiện B → hệ thống tự động thực hiện C.

Ví dụ, khi một cơ hội bán hàng được chuyển sang giai đoạn “Đã tư vấn”, Bigin có thể tự động tạo một Task cho nhân viên phụ trách để thực hiện cuộc gọi tiếp theo. Hoặc nếu một cơ hội không có hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định, hệ thống có thể tạo công việc nhắc Sales liên hệ lại.

Bigin xây dựng Workflow dựa trên ba thành phần chính: Trigger, tức thời điểm kích hoạt; Condition, tức điều kiện xác định bản ghi nào được áp dụng; và Action, tức hành động hệ thống sẽ thực hiện. Action có thể chạy ngay lập tức hoặc được lên lịch sau một khoảng thời gian.

Điểm quan trọng là Workflow không thay Sales quyết định khách hàng nào cần chăm sóc. Nó giúp hệ thống tự động thực hiện những việc lặp lại mà doanh nghiệp đã xác định rõ quy tắc.

Trước khi thiết lập: Xác định đúng quy tắc cần tự động hóa

Không nên bắt đầu bằng việc mở phần Automation rồi tạo thật nhiều Workflow.

Trước tiên, hãy xác định một tình huống thực tế mà Sales thường xuyên quên hoặc mất thời gian xử lý thủ công.

Ví dụ: Khách hàng đã được tư vấn → Sales cần gọi lại sau 2 ngày → nếu chưa có kết quả, tiếp tục tạo công việc theo dõi.

Từ đây có thể chuyển thành cấu trúc:

• Trigger: Cơ hội được chuyển sang giai đoạn “Đã tư vấn”.
• Condition: Cơ hội vẫn đang ở giai đoạn này.
• Action: Tạo Task “Gọi lại khách hàng”.

Nếu muốn tạo nhắc lịch dựa trên một ngày cụ thể, Bigin cũng cho phép Workflow kích hoạt dựa trên giá trị của trường ngày hoặc ngày giờ, chẳng hạn tạo công việc theo ngày hẹn hoặc một số ngày trước hoặc sau ngày đó.

Hướng dẫn thiết lập Workflow tự động tạo Task cho Sales

Giả sử doanh nghiệp muốn xây dựng một quy tắc đơn giản:

Khi cơ hội bán hàng được tạo hoặc cập nhật và đạt điều kiện → Bigin tự động tạo Task để Sales thực hiện follow up.

Bước 1: Vào khu vực Workflow

Trong Zoho Bigin, vào:

Settings → Workflows → + New Workflow

Tại cửa sổ tạo Workflow, chọn module cần áp dụng. Nếu muốn tự động hóa cho cơ hội bán hàng, chọn Pipelines và chọn Team Pipeline tương ứng.

Sau đó đặt tên cho Workflow, chẳng hạn:

Tự động tạo Task Follow Up

Nên đặt tên rõ ngay từ đầu để sau này khi số lượng Workflow tăng lên, quản trị viên vẫn biết mỗi quy tắc đang làm gì.

Bigin cho phép nhập thêm mô tả cho Workflow trước khi chuyển sang bước cấu hình tiếp theo.

Bước 2: Chọn thời điểm Workflow bắt đầu chạy

Sau khi tạo Workflow, bước tiếp theo là chọn khi nào hệ thống sẽ tự động thực hiện quy tắc. Zoho Bigin có hai cách chính: kích hoạt khi thông tin khách hàng hoặc cơ hội bán hàng có thay đổi, hoặc kích hoạt dựa trên một mốc ngày giờ cụ thể.

1. Kích hoạt khi thông tin được tạo hoặc cập nhật

Workflow có thể chạy khi một thông tin mới được tạo hoặc khi thông tin hiện có được thay đổi:

• Created: Chạy khi tạo mới một khách hàng hoặc cơ hội bán hàng.
• Edited: Chạy khi thông tin của khách hàng hoặc cơ hội được cập nhật.
• Created or Edited: Chạy trong cả hai trường hợp trên.

Ví dụ, doanh nghiệp muốn tự động tạo Task khi một cơ hội được chuyển sang giai đoạn “Đã tư vấn”, có thể thiết lập Workflow chạy khi thông tin của cơ hội được cập nhật.

2. Kích hoạt theo ngày hoặc giờ

Nếu mục tiêu là nhắc Sales trước một lịch hẹn hoặc một mốc thời gian quan trọng, hãy sử dụng cách này.

Trong On a Date/Time, doanh nghiệp chọn một trường ngày có sẵn trong thông tin khách hàng hoặc cơ hội, chẳng hạn Ngày hẹn. Sau đó, có thể thiết lập Workflow chạy đúng ngày, trước ngày hoặc sau ngày đó theo khoảng thời gian mong muốn.

Ví dụ: Ngày hẹn: 20/08
→ Workflow chạy trước 1 ngày
→ Tự động tạo Task: Xác nhận lịch hẹn

Cách thiết lập này đặc biệt phù hợp với những quy trình có thời điểm rõ ràng như gọi lại khách hàng, xác nhận lịch hẹn, nhắc tư vấn hoặc theo dõi sau báo giá.

Bước 3: Thiết lập điều kiện để Workflow áp dụng đúng đối tượng

Sau khi xác định khi nào Workflow bắt đầu chạy, bạn cần thiết lập điều kiện để Bigin biết những khách hàng hoặc cơ hội nào sẽ được áp dụng quy tắc này.

Ví dụ, doanh nghiệp không muốn tự động tạo Task cho tất cả cơ hội bán hàng, mà chỉ muốn theo dõi những cơ hội đã được tư vấn. Khi đó, có thể đặt điều kiện:

Giai đoạn bán hàng → là → Đã tư vấn

Nếu cần kiểm soát chặt hơn, có thể kết hợp nhiều điều kiện bằng AND hoặc OR. Với AND, tất cả điều kiện phải đồng thời đúng. Với OR, chỉ cần một trong các điều kiện được đáp ứng.

Ví dụ:

Giai đoạn bán hàng = Đã tư vấn
VÀ
Trạng thái ≠ Đã chốt

Khi đó, Workflow chỉ áp dụng cho những cơ hội đã được tư vấn nhưng vẫn chưa chốt, thay vì tạo thêm công việc cho những khách hàng đã hoàn tất quá trình bán hàng.

Bước 4: Tạo Task tự động

Sau khi xác định khi nào Workflow chạy và những cơ hội nào cần áp dụng, bước tiếp theo là thiết lập hành động tự động. Với bài toán nhắc lịch cho Sales, lựa chọn phù hợp là tự động tạo Task.

Trong phần Actions, chọn Task. Tại đây, bạn có thể thiết lập công việc được tạo ngay khi Workflow được kích hoạt hoặc sau một khoảng thời gian nhất định nếu muốn Sales có thời gian chuẩn bị trước khi thực hiện.

Ví dụ, nếu muốn Sales gọi lại khách hàng sau 2 ngày, có thể thiết lập các thông tin chính như:

Task Name: Gọi lại khách hàng sau tư vấn
Owner: Nhân viên phụ trách cơ hội
Due Date: Ngày cần hoàn thành
Priority: Mức độ ưu tiên của công việc
Related To: Cơ hội bán hàng tương ứng

Khi Task được gắn với đúng người phụ trách và cơ hội bán hàng, Sales có thể nhìn thấy công việc ngay trong quá trình quản lý khách hàng. Thay vì phải tự ghi nhớ hoặc tạo lời nhắc riêng, hệ thống sẽ tự động tạo công việc theo quy tắc đã được thiết lập.

Bước 5: Thiết lập Workflow theo ngày hẹn

Nếu doanh nghiệp đã lưu các mốc thời gian như Ngày hẹn, Ngày Demo, Ngày gọi lại hoặc Ngày dự kiến liên hệ trong Bigin, có thể dùng chính những thông tin này để tạo Workflow tự động. Cách này đặc biệt hữu ích khi Sales cần chuẩn bị hoặc xác nhận trước một lịch hẹn nhưng không muốn phải tự ghi nhớ từng mốc thời gian.

Ví dụ, khách hàng có Ngày hẹn là 20/08 và doanh nghiệp muốn Sales xác nhận lại lịch trước một ngày. Workflow có thể được thiết lập như sau:

Trigger: On a Date/Time
Date Field: Ngày hẹn
Execution Date: 1 ngày trước ngày hẹn
Action: Create Task
Task: Chuẩn bị và xác nhận lịch hẹn
Owner: Người phụ trách cơ hội

Khi đó, đến đúng thời điểm đã thiết lập, Bigin sẽ tự động tạo Task cho nhân viên phụ trách. Sales chỉ cần mở danh sách công việc và thực hiện theo lịch, thay vì phải tự tạo lời nhắc cho từng khách hàng.

Cách thiết lập này phù hợp với những quy trình có mốc thời gian rõ ràng, chẳng hạn lịch tư vấn, demo, khảo sát, gặp khách hàng hoặc gọi lại sau một khoảng thời gian nhất định. Bigin cho phép Workflow chạy dựa trên trường ngày và thiết lập thời điểm thực hiện trước hoặc sau ngày được chọn theo khoảng thời gian mong muốn.

Một Workflow hoàn chỉnh nên được thiết kế như thế nào?

Để dễ hình dung, có thể xây dựng một quy trình mẫu cho đội Sales:

Bigin cũng có ví dụ chính thức về việc tự động tạo Task cho nhân viên khi một cơ hội nằm ở một số giai đoạn nhất định trong hơn một khoảng thời gian, cho thấy Workflow có thể được dùng để xử lý những tình huống Sales thường bỏ sót.

Đừng tự động hóa mọi thứ

Automation chỉ hiệu quả khi quy tắc phía sau nó rõ ràng.

Nếu doanh nghiệp tạo quá nhiều Workflow, Sales có thể nhận hàng loạt Task và thông báo không cần thiết. Khi đó, vấn đề không còn là “Sales quên việc” mà trở thành Sales có quá nhiều việc tự động được tạo ra.

Một Workflow tốt nên trả lời được ba câu hỏi:

Việc này có lặp lại thường xuyên không?

Nếu không, chưa chắc cần tự động hóa.

Có quy tắc rõ ràng để hệ thống xác định khi nào cần thực hiện không?

Nếu mỗi khách hàng đều phải xử lý khác nhau, cần cân nhắc trước khi tạo Workflow.

Nếu tự động hóa, hành động đó có thực sự giúp Sales tiết kiệm thời gian hoặc giảm rủi ro bỏ sót không?

Nếu câu trả lời là có, đó là một ứng viên tốt cho Automation.

Đặc biệt, với Scheduled Action, Bigin sẽ kiểm tra lại điều kiện của bản ghi tại thời điểm hành động được thực hiện. Nếu bản ghi không còn đáp ứng điều kiện, hành động đã lên lịch có thể không được thực hiện. Đây là điểm cần kiểm tra khi thiết kế các Workflow theo thời gian.

5 nguyên tắc để Workflow hoạt động hiệu quả

1. Bắt đầu từ một vấn đề cụ thể.
Đừng tự động hóa vì hệ thống có chức năng Automation. Hãy bắt đầu từ một công việc Sales thường quên hoặc mất nhiều thời gian thực hiện.

2. Giữ điều kiện đơn giản.
Càng nhiều điều kiện phức tạp, Workflow càng khó kiểm tra khi xảy ra lỗi.

3. Tên Workflow phải dễ hiểu.
“Follow Up 01” không hữu ích khi doanh nghiệp có 20 Workflow. “Tạo Task gọi lại sau tư vấn” sẽ dễ quản lý hơn.

4. Kiểm tra trước khi triển khai rộng.
Nên thử với một vài bản ghi để kiểm tra Trigger, Condition, người nhận Task và thời gian thực thi.

5. Định kỳ rà soát Automation.
Khi quy trình Sales thay đổi, những Workflow cũ cũng cần được kiểm tra lại. Một quy tắc từng đúng có thể trở thành nguyên nhân tạo ra Task sai nếu quy trình đã thay đổi.

Zoho Bigin Workflow Automation không nhằm thay thế Sales trong việc xây dựng quan hệ với khách hàng. Giá trị của Automation nằm ở việc đưa những công việc có quy tắc rõ ràng ra khỏi trí nhớ của nhân viên và để hệ thống tự xử lý theo đúng thời điểm.

Từ một thao tác đơn giản như tự động tạo Task trước lịch hẹn, doanh nghiệp có thể từng bước xây dựng một quy trình Sales ít phụ thuộc vào việc nhân viên phải tự nhớ mọi thứ. Khi dữ liệu khách hàng, Pipeline, lịch hẹn và công việc được kết nối, đội ngũ có thể tập trung nhiều hơn vào việc tư vấn và chốt giao dịch thay vì quản lý những thao tác lặp lại.

Tại WBLGroup, việc triển khai Automation không bắt đầu từ câu hỏi “Bigin có thể tự động hóa những gì?”, mà bắt đầu từ “Quy trình của doanh nghiệp đang có bước nào dễ quên, dễ sai hoặc đang mất quá nhiều thời gian?”. Từ đó, Automation mới được thiết kế theo đúng quy trình thực tế, vừa đủ để tạo ra hiệu quả và không làm hệ thống trở nên phức tạp không cần thiết.