Zoho Bigin vs Zoho CRM không đơn giản là câu chuyện chọn phần mềm nào nhiều tính năng hơn. Hai nền tảng được xây dựng cho những mức độ quản trị khác nhau, vì vậy lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào quy mô, quy trình bán hàng và mức độ phức tạp của Data mà doanh nghiệp đang quản lý.

Zoho Bigin vs Zoho CRM: Khác nhau bắt đầu từ cách doanh nghiệp quản trị Data

Khi doanh nghiệp chuyển từ Excel sang CRM, câu hỏi đầu tiên thường là nên sử dụng nền tảng nào. Tuy nhiên, nếu chỉ nhìn vào danh sách tính năng, doanh nghiệp rất dễ chọn một hệ thống lớn hơn nhu cầu thực tế hoặc ngược lại, chọn một công cụ rồi nhanh chóng nhận ra rằng nó không còn đáp ứng được cách vận hành.

Zoho Bigin được Zoho xây dựng theo hướng CRM tập trung vào Pipeline, dành cho các doanh nghiệp nhỏ và đội ngũ cần một cách quản lý khách hàng đơn giản, dễ tiếp cận. Trong khi đó, Zoho CRM là nền tảng quản trị quan hệ khách hàng toàn diện hơn, hướng đến những doanh nghiệp có nhu cầu quản lý quy trình phức tạp, tùy chỉnh sâu và mở rộng hệ thống theo quá trình phát triển.

Điều này tạo ra một cách nhìn khác về hai sản phẩm. Thay vì hỏi “Bigin hay CRM tốt hơn?”, doanh nghiệp nên hỏi “Mức độ quản trị Data hiện tại của mình đang ở đâu?”

Nếu nhu cầu chính là tập trung khách hàng, quản lý cơ hội bán hàng và theo dõi Pipeline, Bigin có thể đáp ứng khá trực tiếp. Khi doanh nghiệp bắt đầu cần nhiều quy trình, nhiều bộ phận cùng sử dụng dữ liệu và khả năng tùy chỉnh cao hơn, Zoho CRM trở thành một lựa chọn phù hợp với mức độ quản trị đó.

Zoho Bigin: Khi doanh nghiệp cần đưa Data vào một hệ thống đơn giản

Một trong những vấn đề phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ là Data khách hàng vẫn nằm trong Excel, Email hoặc các công cụ rời rạc. Điều cần thiết lúc này không phải một hệ thống quá phức tạp, mà là một nơi đủ rõ ràng để tập trung thông tin và quản lý quá trình bán hàng.

Bigin được thiết kế theo hướng đó. Nền tảng tập trung vào Pipeline, cho phép doanh nghiệp tạo nhiều Pipeline cho các hoạt động khác nhau, quản lý thông tin liên hệ, theo dõi cơ hội và thực hiện các công việc liên quan đến khách hàng trong cùng một môi trường.

Điểm mạnh của cách tiếp cận này nằm ở sự đơn giản. Sales có thể nhìn thấy các cơ hội đang ở giai đoạn nào, ai đang phụ trách và bước tiếp theo cần thực hiện. Doanh nghiệp cũng có thể thiết lập tự động hóa cho những công việc lặp lại như gửi Email, tạo nhiệm vụ hoặc cập nhật bản ghi.

Vì vậy, Bigin phù hợp với giai đoạn doanh nghiệp đang xây nền tảng quản lý Data và chuẩn hóa quy trình bán hàng. Đây là bước chuyển quan trọng từ việc lưu trữ Data sang bắt đầu sử dụng Data trong hoạt động kinh doanh.

Zoho CRM: Khi Data bắt đầu cần một cấu trúc quản trị sâu hơn

Khi doanh nghiệp phát triển, vấn đề thường không còn dừng ở việc quản lý Lead và cơ hội bán hàng. Data bắt đầu liên quan đến nhiều quy trình, nhiều nhóm nhân sự và nhiều yêu cầu khác nhau.

Đây là lúc Zoho CRM tạo ra sự khác biệt.

Zoho CRM cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh cấu trúc dữ liệu, trường thông tin và cách tổ chức hệ thống theo quy trình thực tế. Nền tảng cũng cung cấp các công cụ quản lý quy trình như Blueprint, tự động hóa, báo cáo và phân tích dữ liệu.

Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp không chỉ muốn biết có bao nhiêu khách hàng, mà cần phân tích sâu hơn về hiệu quả bán hàng, hiệu suất từng giai đoạn, hoạt động của các nhóm và những xu hướng xuất hiện trong Data.

Zoho CRM cũng có khả năng xây dựng báo cáo tùy chỉnh và bảng phân tích theo các chỉ số doanh nghiệp quan tâm. Data vì vậy không chỉ phục vụ Sales mà có thể trở thành cơ sở để nhiều bộ phận cùng nhìn vào một nguồn thông tin thống nhất.

Nếu Bigin giúp doanh nghiệp bắt đầu quản lý Data có hệ thống, Zoho CRM hướng đến việc xây dựng một hệ thống quản trị Data có khả năng mở rộng theo tổ chức.

Doanh nghiệp đang ở đâu trên thang đo quản trị Data?

Thay vì phân chia doanh nghiệp thành “nhỏ dùng Bigin, lớn dùng CRM”, cách nhìn thực tế hơn là đánh giá mức độ phức tạp của hoạt động quản trị Data.

Giai đoạn đầu, doanh nghiệp chủ yếu cần tập trung thông tin khách hàng, quản lý Pipeline và thay thế những file Excel đang ngày càng khó kiểm soát. Khi đó, Bigin có thể là điểm bắt đầu phù hợp.

Giai đoạn phát triển, doanh nghiệp bắt đầu có nhiều Pipeline, nhiều quy trình chăm sóc và nhiều nhân sự cùng làm việc trên Data. Nhu cầu tự động hóa và kiểm soát quy trình cũng tăng lên. Đây là lúc cần xem xét liệu Bigin hiện tại còn đáp ứng đủ hay đã xuất hiện những yêu cầu vượt ra ngoài phạm vi vận hành ban đầu.

Giai đoạn quản trị sâu, Data trở thành một phần của nhiều hoạt động trong doanh nghiệp. Hệ thống cần được tùy chỉnh theo quy trình, kết nối các bộ phận, xây dựng báo cáo chuyên sâu và hỗ trợ những yêu cầu quản trị phức tạp hơn. Khi đó, Zoho CRM có thể đáp ứng phạm vi rộng hơn.

Điểm đáng chú ý là doanh nghiệp không nhất thiết phải lựa chọn ngay hệ thống lớn nhất. Zoho cũng hỗ trợ nâng cấp từ Bigin lên Zoho CRM khi nhu cầu phát triển. Theo tài liệu của Zoho, dữ liệu như người dùng, công ty, liên hệ, Pipeline, giai đoạn, nhiệm vụ, sự kiện, ghi chú, tệp đính kèm và một số trường tùy chỉnh có thể được chuyển sang CRM trong quá trình nâng cấp.

Đừng chọn CRM theo số lượng tính năng

Một hệ thống có càng nhiều tính năng không đồng nghĩa với việc nó càng phù hợp.

Nếu đội Sales chỉ cần quản lý khách hàng và Pipeline nhưng phải làm việc trên một hệ thống quá phức tạp, vấn đề có thể chuyển từ thiếu công cụ sang khó sử dụng công cụ. Ngược lại, nếu doanh nghiệp đã có nhiều quy trình nhưng chỉ sử dụng một hệ thống quá đơn giản, Data có thể nhanh chóng vượt khỏi cấu trúc hiện tại.

Vì vậy, lựa chọn giữa Zoho Bigin và Zoho CRM nên bắt đầu từ ba câu hỏi:

• Doanh nghiệp đang quản lý Data ở mức nào?
• Quy trình bán hàng hiện tại đơn giản hay đã có nhiều bước và nhiều nhóm cùng tham gia?

• Trong thời gian tới, hệ thống cần giải quyết thêm những yêu cầu quản trị nào?

Ba câu hỏi này quan trọng hơn việc so sánh một danh sách dài các tính năng. Bởi mục tiêu cuối cùng không phải sở hữu nhiều công cụ, mà là xây dựng một hệ thống vừa đủ để đội ngũ sử dụng hiệu quả và đủ khả năng phát triển cùng doanh nghiệp.

Zoho Bigin vs Zoho CRM vì thế nên được nhìn như hai điểm trên cùng một hành trình quản trị Data. Bigin có thể là bước khởi đầu khi doanh nghiệp cần rời khỏi Excel và đưa hoạt động bán hàng vào một hệ thống rõ ràng hơn. Zoho CRM có thể trở thành bước tiếp theo khi quy trình, dữ liệu và nhu cầu quản trị đã phát triển đến mức cần một nền tảng sâu và linh hoạt hơn.

Với WBLGroup, lựa chọn CRM không bắt đầu từ câu hỏi doanh nghiệp có thể mua hệ thống nào, mà từ câu hỏi doanh nghiệp thực sự cần quản trị Data ở mức độ nào. Khi xác định đúng điểm xuất phát, công nghệ sẽ phục vụ quá trình phát triển thay vì trở thành một hệ thống mới mà đội ngũ phải cố gắng thích nghi.