Xuất báo cáo Sales trên Zoho Bigin giúp doanh nghiệp lấy dữ liệu bán hàng ra khỏi hệ thống để lưu trữ, chia sẻ hoặc tiếp tục xử lý khi cần. Thay vì gom dữ liệu từ nhiều file Excel hoặc yêu cầu từng Sales gửi số liệu riêng, doanh nghiệp có thể lấy trực tiếp những thông tin đã được cập nhật trong Bigin.

Zoho Bigin hỗ trợ xuất dữ liệu từ các module thành file CSV. Người dùng có thể chọn toàn bộ dữ liệu, dữ liệu trong một View hoặc chỉ những trường thông tin cần thiết. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lấy đúng phần dữ liệu phục vụ cho từng nhu cầu báo cáo.

Xuất báo cáo Sales trên Zoho Bigin như thế nào?

Để xuất báo cáo Sales trên Zoho Bigin, quy trình cơ bản có thể thực hiện theo 3 bước:

Bước 1: Chọn dữ liệu cần xuất

Xác định module chứa thông tin cần lấy, chẳng hạn Contacts, Companies hoặc Pipelines. Nếu đã tạo sẵn một View để lọc dữ liệu, người dùng có thể chọn View đó thay vì lấy toàn bộ thông tin.

Bước 2: Chọn trường thông tin

Khi xuất báo cáo Sales trên Zoho Bigin, doanh nghiệp không nhất thiết phải lấy toàn bộ dữ liệu. Có thể chọn đúng những trường thông tin phục vụ cho mục đích báo cáo. Bigin cho phép lựa chọn toàn bộ trường, các trường có trong View hoặc tự chọn những trường cần xuất. Ví dụ, với dữ liệu cơ hội bán hàng, doanh nghiệp có thể chỉ lấy tên cơ hội, người phụ trách, giá trị giao dịch và trạng thái thay vì xuất toàn bộ thông tin trong hệ thống.

Bước 3: Export dữ liệu

Sau khi xác định dữ liệu cần lấy, thực hiện Export. Bigin sẽ xuất dữ liệu thành file CSV để người dùng có thể mở bằng các công cụ bảng tính và tiếp tục xử lý.

Như vậy, thay vì sao chép từng dòng dữ liệu sang Excel, doanh nghiệp có thể lấy trực tiếp thông tin đã có trong CRM và sử dụng cho báo cáo.

Nên xuất dữ liệu nào để theo dõi Sales?

Không phải báo cáo nào cũng cần cùng một loại dữ liệu. Nếu quản lý muốn kiểm tra tình hình cơ hội bán hàng, có thể tập trung vào những thông tin như tên cơ hội, người phụ trách, giai đoạn bán hàng, giá trị giao dịch và trạng thái.

Nếu cần rà soát khách hàng, dữ liệu Contact hoặc Company sẽ phù hợp hơn. Khi cần đối chiếu kết quả của từng nhân viên, có thể lấy thêm thông tin người phụ trách để tiếp tục tổng hợp.

Điểm quan trọng là xác định mục đích trước khi chọn dữ liệu. Một file có quá nhiều trường không làm báo cáo tốt hơn; ngược lại, nó có thể khiến việc đọc và xử lý trở nên khó khăn.

File CSV sau khi xuất có thể làm gì?

Sau khi xuất báo cáo Sales trên Zoho Bigin, file CSV có thể được mở bằng các công cụ bảng tính để tiếp tục lọc, sắp xếp hoặc tổng hợp theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Ví dụ, quản lý có thể lấy danh sách các cơ hội đang mở, sau đó phân loại theo nhân viên phụ trách hoặc giai đoạn bán hàng để chuẩn bị cho cuộc họp Sales.

Điểm đáng chú ý là phần thu thập dữ liệu đã được thực hiện từ CRM. Người quản lý không cần yêu cầu từng nhân viên tự tạo một file riêng rồi mới gom lại. Dữ liệu được lấy từ cùng một hệ thống nên việc tổng hợp sau đó cũng nhất quán hơn.

Dữ liệu xuất ra chỉ tốt khi dữ liệu trong Bigin được cập nhật

Đây là điều doanh nghiệp cần lưu ý nhất.

Nếu Sales chưa cập nhật trạng thái cơ hội, giá trị giao dịch hoặc thông tin khách hàng, file xuất ra cũng sẽ thiếu những dữ liệu đó. Việc lấy báo cáo nhanh không thể thay thế cho việc cập nhật thông tin đúng trong quá trình làm việc.

Vì vậy, doanh nghiệp nên thống nhất cách cập nhật dữ liệu ngay từ đầu. Khi Sales hoàn thành một bước trong quá trình bán hàng, thông tin liên quan cần được cập nhật vào Bigin thay vì để đến cuối tháng mới bổ sung.

Dữ liệu được cập nhật đều thì báo cáo mới phản ánh đúng tình hình Sales.

Không phải lúc nào cũng cần xuất dữ liệu

Nếu chỉ muốn xem tình hình bán hàng hiện tại, người quản lý có thể theo dõi trực tiếp trên Bigin. Việc xuất dữ liệu phù hợp hơn khi cần lưu trữ, chia sẻ hoặc đưa thông tin sang công cụ khác để phân tích.

Điều này cũng giúp doanh nghiệp tránh biến việc xuất báo cáo thành một công việc lặp lại mỗi ngày. CRM nên là nơi tập trung và cập nhật dữ liệu; file CSV chỉ nên được tạo ra khi doanh nghiệp thực sự cần sử dụng dữ liệu bên ngoài hệ thống.

Với WBLGroup, khi triển khai Zoho Bigin, việc thiết lập báo cáo nên bắt đầu từ câu hỏi “Doanh nghiệp cần biết điều gì?”, sau đó mới xác định cần lưu những trường nào và lấy dữ liệu ra như thế nào.

Khi dữ liệu được tổ chức đúng từ đầu, xuất báo cáo Sales trên Zoho Bigin không còn là công việc phải gom số liệu thủ công từ nhiều nguồn. Chỉ cần lấy đúng dữ liệu cần thiết từ CRM, doanh nghiệp đã có nền tảng để theo dõi và phân tích hiệu suất bán hàng rõ ràng hơn.