Một phần mềm có giá thấp hơn chưa chắc giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn. Khi đầu tư công nghệ, chi phí thực sự không chỉ nằm ở khoản tiền trả để sử dụng phần mềm, mà còn ở triển khai, điều chỉnh quy trình, đào tạo nhân sự và duy trì hệ thống trong những năm tiếp theo.

Đó là lý do các nhà quản lý cần hiểu về TCO (Total Cost of Ownership), hay tổng chi phí sở hữu. Đây là tổng chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra để đưa một giải pháp vào hoạt động và duy trì nó trong một khoảng thời gian nhất định. Khi so sánh Zoho One và Odoo Enterprise, TCO giúp ban lãnh đạo nhìn xa hơn mức phí ban đầu để đánh giá phương án nào phù hợp hơn với ngân sách và kế hoạch phát triển.

TCO giữa Zoho One và Odoo Enterprise cần tính những gì?

TCO giữa Zoho One và Odoo Enterprise không đơn giản là so sánh hai bảng giá. Để biết một giải pháp thực sự tốn bao nhiêu, doanh nghiệp cần tính cả chi phí trực tiếp lẫn nguồn lực phải sử dụng trong quá trình triển khai và vận hành.

Có thể chia tổng chi phí sở hữu thành năm nhóm chính. Đầu tiên là phí sử dụng phần mềm, phụ thuộc vào mô hình cấp phép, số người dùng và gói dịch vụ. Tiếp theo là chi phí triển khai, bao gồm khảo sát nhu cầu, thiết lập hệ thống, chuyển đổi dữ liệu, kiểm thử và đào tạo. Nhóm thứ ba là chi phí tùy chỉnh và tích hợp nếu doanh nghiệp cần chức năng riêng hoặc kết nối với những hệ thống đang sử dụng.

Hai nhóm còn lại thường ít được chú ý hơn. Chi phí vận hành có thể bao gồm hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì và những dịch vụ bổ sung tùy phương án triển khai. Trong khi đó, chi phí nguồn lực nội bộ nằm ở thời gian nhân sự dành cho việc chuẩn bị dữ liệu, tham gia dự án, học cách sử dụng hệ thống và xử lý các vấn đề phát sinh.

Ví dụ, một doanh nghiệp chọn phần mềm có phí sử dụng thấp nhưng phải dành nhiều tháng để điều chỉnh quy trình và xử lý dữ liệu có thể phải bỏ ra tổng nguồn lực lớn hơn dự kiến. Ngược lại, một giải pháp có mức đầu tư ban đầu cao hơn có thể giảm thao tác thủ công và hạn chế việc mua thêm nhiều công cụ riêng lẻ. Vì vậy, chỉ nhìn vào phí giấy phép sẽ không đủ để xác định phương án nào tiết kiệm hơn.

Zoho One và Odoo Enterprise khác nhau thế nào về cấu trúc chi phí?

Zoho One cung cấp một bộ ứng dụng kinh doanh tích hợp, phục vụ nhiều hoạt động như bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng, cộng tác và tài chính. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều ứng dụng trong cùng hệ sinh thái thay vì mua từng công cụ riêng biệt. Cách tiếp cận này giúp việc dự toán ngân sách dễ gắn với nhu cầu sử dụng nhiều bộ phận, thay vì chỉ tính riêng từng phần mềm.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý đến mô hình cấp phép. Theo bảng giá chính thức của Zoho One, có mô hình cấp phép theo toàn bộ nhân viên đủ điều kiện và mô hình cấp phép linh hoạt theo người dùng. Hai lựa chọn có điều kiện khác nhau, vì vậy mức chi phí thực tế phụ thuộc vào số lượng nhân viên, số người cần sử dụng và phương án cấp phép phù hợp. Doanh nghiệp nên xác định rõ những bộ phận nào sẽ sử dụng hệ thống trước khi tính tổng ngân sách.

Trong khi đó, Odoo Enterprise là nền tảng quản trị doanh nghiệp với các phân hệ như CRM, bán hàng, kế toán, mua hàng, tồn kho và sản xuất. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những nghiệp vụ cần thiết rồi mở rộng phạm vi khi hoạt động kinh doanh phát triển. Cấu trúc này phù hợp với những bài toán cần liên kết quy trình giữa nhiều bộ phận, nhưng tổng mức đầu tư phụ thuộc đáng kể vào phạm vi triển khai và mức độ điều chỉnh hệ thống.

Theo bảng giá chính thức của Odoo, phí sử dụng và dịch vụ triển khai là những phần cần được xem xét riêng. Các công việc như phân tích nghiệp vụ, nhập dữ liệu, tùy chỉnh, phát triển và đào tạo có thể cần ngân sách bổ sung tùy theo nhu cầu. Vì thế, không nên so sánh riêng giá thuê bao Zoho One với giá thuê bao Odoo Enterprise rồi kết luận nền tảng nào có tổng chi phí thấp hơn.

Điểm khác biệt cần đánh giá là cách mỗi nền tảng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Nếu trọng tâm là sử dụng nhiều ứng dụng kinh doanh trong một hệ sinh thái, Zoho One có thể là phương án đáng cân nhắc. Nếu bài toán đòi hỏi kết nối sâu các quy trình vận hành giữa nhiều phân hệ, Odoo Enterprise có thể phù hợp hơn. Đây là định hướng đánh giá ban đầu, không phải kết luận thay thế cho báo giá và phân tích nghiệp vụ thực tế.

Cách tính TCO trong ba năm để so sánh công bằng

Đối với ban lãnh đạo, một cách tiếp cận dễ hình dung là lập dự toán tổng chi phí trong ba năm. Khoảng thời gian này giúp doanh nghiệp xem xét cả khoản đầu tư ban đầu lẫn chi phí duy trì và mở rộng, thay vì chỉ nhìn vào ngân sách của năm đầu tiên.

Công thức cơ bản có thể trình bày như sau:

TCO ba năm = Phí phần mềm trong ba năm + Chi phí triển khai + Chi phí tùy chỉnh và tích hợp + Chi phí vận hành và bảo trì + Chi phí nguồn lực nội bộ.

Giả sử doanh nghiệp đang cần quản lý khách hàng, bán hàng, kế toán và tồn kho. Trước tiên, cần xác định những nghiệp vụ nào sẽ được đưa vào hệ thống, bộ phận nào sử dụng và những phần mềm hiện tại nào có thể được thay thế. Sau đó, lập dự toán cho Zoho One và Odoo Enterprise theo cùng phạm vi công việc, đồng thời ghi rõ khoản nào đã có báo giá và khoản nào vẫn là ước tính.

Điều quan trọng là không đặt hai phương án lên bàn cân khi phạm vi triển khai khác nhau. Nếu phương án thứ nhất chỉ bao gồm quản lý khách hàng và bán hàng, trong khi phương án thứ hai đã tính cả kế toán, kho và kết nối vận hành, tổng chi phí sẽ không thể hiện đúng sự khác biệt giữa hai nền tảng. Mỗi phương án phải được đánh giá dựa trên cùng những yêu cầu nghiệp vụ và tiêu chí đầu ra.

Doanh nghiệp cũng nên xây dựng các kịch bản cho ba trường hợp: giữ nguyên quy mô hiện tại, tăng số lượng người dùng và mở rộng thêm nghiệp vụ. Chẳng hạn, nếu sau một năm doanh nghiệp muốn đưa thêm bộ phận mua hàng và kho vào hệ thống, cần xác định khoản phí nào tăng theo số người dùng, khoản nào cần triển khai bổ sung và liệu có phải phát triển thêm chức năng hay không. Nhờ vậy, ban lãnh đạo có thể dự báo ngân sách sát với kế hoạch phát triển hơn.

Những chi phí dễ bị bỏ sót khi so sánh hai nền tảng

Một sai lầm phổ biến là chỉ so sánh phí sử dụng mà chưa tính đủ công việc cần thiết để hệ thống hoạt động đúng với nhu cầu. Chi phí triển khai có thể tăng nếu doanh nghiệp chưa xác định rõ quy trình, liên tục thay đổi yêu cầu hoặc phát hiện dữ liệu không đáp ứng điều kiện chuyển đổi. Những vấn đề này không nhất thiết xuất phát từ phần mềm, mà có thể đến từ việc chuẩn bị dự án chưa đầy đủ.

Chi phí tùy chỉnh cũng cần được đánh giá theo cả vòng đời sử dụng. Một chức năng được phát triển để giải quyết vấn đề trước mắt có thể kéo theo công việc kiểm thử, bảo trì hoặc điều chỉnh khi quy trình thay đổi. Vì vậy, trước khi yêu cầu phát triển riêng, doanh nghiệp nên xác định liệu chức năng đó có thực sự cần thiết hay có thể giải quyết bằng cấu hình sẵn có hoặc điều chỉnh cách làm việc.

Một khoản khác là thời gian của đội ngũ nội bộ. Khi nhân viên phải nhập dữ liệu nhiều lần, đối chiếu thông tin giữa các hệ thống hoặc tiếp tục quản lý bằng bảng tính ngoài quy trình chính, doanh nghiệp đang sử dụng thêm nguồn lực mà ngân sách phần mềm không thể hiện trực tiếp. Ngược lại, nếu một giải pháp giúp giảm các thao tác này, lợi ích vận hành có thể bù đắp một phần chi phí đầu tư.

Tuy nhiên, không nên mặc định rằng tất cả lợi ích đều chuyển thành khoản tiết kiệm tiền mặt. Thời gian được giải phóng chỉ tạo ra giá trị tài chính rõ ràng khi doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực đó hiệu quả hơn, giảm chi phí thực tế hoặc tăng năng lực phục vụ công việc. Khi lập TCO, nên tách chi phí có thể xác định trực tiếp khỏi những lợi ích dự kiến để tránh phóng đại hiệu quả của bất kỳ phương án nào.

C Level nên chọn Zoho One hay Odoo Enterprise?

Không có một nền tảng luôn có TCO thấp nhất cho mọi doanh nghiệp. Kết quả phụ thuộc vào quy mô sử dụng, độ phức tạp của quy trình, mức độ tùy chỉnh, khả năng triển khai và cách tổ chức quản trị sau khi hệ thống đi vào hoạt động.

Zoho One đáng được cân nhắc khi doanh nghiệp muốn hợp nhất nhiều ứng dụng kinh doanh và quản lý người dùng trong cùng một hệ sinh thái. Phương án này có thể giúp tối ưu chi phí nếu doanh nghiệp thực sự sử dụng những ứng dụng được cung cấp và giảm được nhu cầu mua nhiều công cụ riêng lẻ. Ngược lại, cần xem xét kỹ mô hình cấp phép nếu số người dùng thực tế khác đáng kể so với tổng số nhân viên.

Odoo Enterprise đáng được cân nhắc khi doanh nghiệp cần kết nối các nghiệp vụ vận hành và muốn mở rộng hệ thống theo phạm vi quản trị. Giá trị đầu tư phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có thiết kế đúng quy trình, kiểm soát yêu cầu tùy chỉnh và triển khai theo lộ trình hợp lý hay không. Nếu phạm vi dự án quá rộng ngay từ đầu, chi phí và thời gian thực hiện có thể tăng lên mà chưa tạo ra giá trị tương xứng.

Trước khi quyết định, ban lãnh đạo nên yêu cầu dự toán theo cùng phạm vi nghiệp vụ, cùng thời gian đánh giá và cùng giả định về số lượng người dùng. Báo giá cần làm rõ phí giấy phép, dịch vụ triển khai, tùy chỉnh, bảo trì và những khoản chưa bao gồm. Đồng thời, doanh nghiệp nên xác định những mục tiêu vận hành có thể đo lường sau triển khai để đánh giá liệu khoản đầu tư có mang lại kết quả như kỳ vọng hay không.

TCO giữa Zoho One và Odoo Enterprise không nhằm tìm ra phần mềm rẻ nhất, mà giúp doanh nghiệp xác định phương án phù hợp nhất với nhu cầu và nguồn lực trong dài hạn. WBLGroup đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc đánh giá quy trình, xác định phạm vi triển khai và phân tích tổng chi phí sở hữu, giúp ban lãnh đạo có cơ sở rõ ràng hơn trước khi đưa ra quyết định đầu tư công nghệ.