Kết nối Website WordPress với Zoho Bigin giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình thu thập Lead ngay từ điểm khách hàng để lại thông tin. Thay vì Form trên Website chỉ gửi dữ liệu về Email rồi chờ nhân sự kiểm tra và nhập lại thủ công, thông tin khách hàng có thể được ghi nhận trực tiếp vào hệ thống quản lý, giúp Sales tiếp nhận và xử lý nhanh hơn.

Website có thể mang khách hàng về, nhưng giá trị thực sự chỉ bắt đầu khi thông tin của họ được đưa vào đúng hệ thống. Với Zoho Bigin, doanh nghiệp có thể kết nối Form trên Website WordPress với hệ thống quản lý khách hàng để tạo ra một luồng dữ liệu liền mạch từ Website đến Lead và Sales.

Website có khách hàng điền Form nhưng dữ liệu vẫn xử lý thủ công?

Một Website có Traffic chưa chắc đã tạo ra một quy trình bán hàng hiệu quả. Khi khách hàng để lại thông tin qua Form tư vấn, đăng ký nhận báo giá hoặc yêu cầu liên hệ, dữ liệu đó cần được chuyển đến đúng người và được xử lý trong thời gian phù hợp.

Cách làm phổ biến ở nhiều doanh nghiệp là khách hàng điền Form trên Website, thông tin được gửi về Email, sau đó nhân sự kiểm tra, sao chép dữ liệu vào Excel hoặc một hệ thống khác rồi mới giao cho Sales. Quy trình này có thể vẫn hoạt động khi lượng Lead còn ít, nhưng càng nhiều khách hàng, khả năng bỏ sót hoặc nhập sai dữ liệu càng tăng.

Đây chính là khoảng trống mà việc kết nối Website WordPress với Zoho Bigin có thể giải quyết. Thay vì xem Form chỉ là nơi nhận thông tin, doanh nghiệp có thể biến nó thành điểm bắt đầu của một quy trình thu thập và quản lý Lead có hệ thống.

Zoho Bigin có thể nhận dữ liệu từ Form trên Website như thế nào?

Zoho Bigin có sẵn Bigin Forms, cho phép doanh nghiệp tạo Form để thu thập thông tin khách hàng và nhúng trực tiếp vào Website. Khi khách hàng gửi Form, dữ liệu có thể được tự động thêm vào các khu vực quản lý tương ứng trong Bigin, chẳng hạn Contacts hoặc Pipelines.

Điểm đáng chú ý là doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng một hệ thống kết nối phức tạp. Bigin cung cấp mã nhúng cho Form, trong đó có mã iframe, để đưa Form lên Website. Với Website WordPress, quy trình cơ bản là tạo Form trong Bigin, lấy mã nhúng và đặt mã đó vào khu vực phù hợp trên trang Website. Zoho cũng có hướng dẫn chính thức cho việc đưa Bigin Forms lên WordPress thông qua khối Custom HTML.

Như vậy, luồng dữ liệu có thể được hình dung đơn giản:

Khách hàng truy cập Website → Điền Form → Gửi thông tin → Dữ liệu được ghi nhận trong Zoho Bigin → Sales tiếp nhận và xử lý

Điểm quan trọng ở đây không phải là Website có thêm một Form, mà là Form đã trở thành một phần của hệ thống quản lý Lead.

Hướng dẫn kết nối Website WordPress với Zoho Bigin

Để thực hiện kết nối, doanh nghiệp có thể bắt đầu ngay từ Bigin thay vì phải tìm một công cụ trung gian.

Bước 1: Tạo Form trong Zoho Bigin

Trong Bigin, truy cập phần Forms và tạo một Form mới. Doanh nghiệp có thể lựa chọn những trường thông tin cần thu thập như họ tên, Email, số điện thoại, nhu cầu hoặc những thông tin cần thiết cho quá trình tư vấn.

Bigin cho phép tùy chỉnh trường dữ liệu, đặt trường bắt buộc, thêm CAPTCHA và thiết lập nội dung hiển thị sau khi khách hàng gửi Form. Doanh nghiệp cũng có thể thiết lập một số giá trị tự động được điền vào bản ghi, chẳng hạn nguồn Lead là Form, để giảm thao tác nhập liệu về sau.

Đây là bước nên được xác định kỹ trước khi đưa Form lên Website. Không phải càng nhiều trường càng tốt. Form nên chỉ yêu cầu những thông tin thực sự cần thiết cho bước tiếp theo của quy trình bán hàng.

Bước 2: Lấy mã nhúng của Form

Sau khi hoàn tất thiết kế, Bigin cung cấp các lựa chọn để chia sẻ Form dưới dạng đường dẫn, mã QR hoặc mã nhúng Website. Với WordPress, doanh nghiệp có thể sử dụng mã iframe được cung cấp trong phần chia sẻ của Form.

Việc sử dụng mã nhúng giúp Form xuất hiện trực tiếp trên trang Website mà không cần doanh nghiệp tự xây dựng lại toàn bộ cơ chế tiếp nhận dữ liệu.

Bước 3: Đưa Form vào Website WordPress

Trong WordPress, mở trang cần đặt Form, thêm khối Custom HTML và dán mã iframe đã lấy từ Bigin vào vị trí mong muốn. Đây cũng là quy trình được Zoho hướng dẫn trực tiếp cho Website WordPress.

Sau khi xuất bản, khách hàng có thể nhìn thấy và điền Form ngay trên Website. Khi gửi thông tin, dữ liệu sẽ được đưa về Bigin theo cấu hình của Form thay vì phải có một nhân sự đứng giữa để sao chép dữ liệu.

Nếu Website đang sử dụng trình xây dựng giao diện khác trên nền WordPress, cách đặt mã có thể thay đổi theo công cụ đang sử dụng. Tuy nhiên, nguyên tắc vẫn giống nhau: Form nằm trên Website, còn dữ liệu được ghi nhận về hệ thống quản lý khách hàng.

Tự động hóa Lead không chỉ là tự động nhận dữ liệu

Kết nối Form với Bigin mới là bước đầu. Giá trị lớn hơn nằm ở việc doanh nghiệp tiếp tục xây dựng quy trình xử lý sau khi Lead được ghi nhận.

Bigin cho phép thiết lập các hành động tự động khi dữ liệu được tạo từ Form. Doanh nghiệp có thể phân công người phụ trách, quản lý dữ liệu trùng lặp, thêm nhãn để phân loại và thiết lập những bước xử lý tiếp theo.

Ví dụ, một khách hàng điền Form với nhu cầu tư vấn giải pháp có thể được ghi nhận vào hệ thống cùng nguồn “Website”. Sales phụ trách nhận được bản ghi mới và tiếp tục thực hiện bước liên hệ. Từ đây, doanh nghiệp có thể theo dõi Lead đang ở đâu trong quy trình thay vì chỉ biết rằng “có một khách hàng vừa gửi Form”.

Đó là sự khác biệt giữa thu thập dữ liệu và quản lý Lead.

Website làm tốt nhiệm vụ tạo điểm chạm. Bigin giúp doanh nghiệp tiếp tục xử lý dữ liệu sau điểm chạm đó.

Doanh nghiệp nên chuẩn hóa gì trước khi kết nối?

Công nghệ có thể giúp tự động hóa quy trình, nhưng một quy trình chưa rõ ràng thì càng tự động càng dễ tạo ra dữ liệu lộn xộn.

Trước khi kết nối Website WordPress với Zoho Bigin, doanh nghiệp nên xác định rõ ba vấn đề.

Thứ nhất, Form cần thu thập thông tin gì? Chỉ giữ lại những trường thực sự phục vụ cho việc phân loại và tư vấn. Một Form quá dài có thể làm giảm khả năng khách hàng hoàn thành.

Thứ hai, dữ liệu sau khi gửi sẽ đi đâu? Doanh nghiệp cần xác định Lead sẽ được ghi nhận ở Contacts hay Pipeline, ai là người phụ trách và bước xử lý tiếp theo là gì.

Thứ ba, doanh nghiệp muốn đo lường điều gì? Nguồn Lead, số lượng Lead, tình trạng xử lý và tỷ lệ chuyển đổi đều có thể trở thành cơ sở để đánh giá hiệu quả của Website và hoạt động bán hàng.

Bigin Forms hiện được Zoho cung cấp trong các phiên bản trả phí của Bigin, gồm Express, Premier và Bigin 360. Vì vậy, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra phiên bản đang sử dụng trước khi triển khai.

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng một Form khác trên WordPress và muốn giữ nguyên Form hiện tại, một hướng khác là sử dụng Zoho Forms để kết nối với Bigin. Zoho Forms hỗ trợ đẩy dữ liệu Form vào các mô đun của Bigin, đồng thời cho phép ánh xạ các trường dữ liệu và kích hoạt những hành động tiếp theo.

Từ một Form trên Website đến một quy trình Lead hoàn chỉnh

Điều doanh nghiệp cần hướng tới không phải là việc “đưa Form vào Bigin”, mà là xây dựng một luồng dữ liệu không bị đứt giữa Website và Sales.

Một khách hàng truy cập Website, quan tâm đến sản phẩm, để lại thông tin và được ghi nhận vào hệ thống. Từ đó, Sales biết có Lead mới, biết Lead đến từ đâu, có thông tin gì và cần thực hiện bước tiếp theo nào.

Khi quy trình này được chuẩn hóa, Website không còn chỉ là nơi giới thiệu doanh nghiệp. Website trở thành điểm đầu vào của hệ thống bán hàng.

Đó cũng là bước chuyển quan trọng từ việc doanh nghiệp chỉ xây dựng hạ tầng số sang việc bắt đầu quản lý dữ liệu và vận hành trên dữ liệu.

Với WBLGroup, một hệ thống số hiệu quả không nhất thiết phải bắt đầu bằng một kiến trúc phức tạp. Điều quan trọng hơn là xác định đúng luồng dữ liệu, kết nối đúng công cụ và để mỗi Lead sau khi xuất hiện đều có một nơi để được tiếp nhận và xử lý.

Website tạo ra Lead. Hệ thống giúp doanh nghiệp không để Lead bị bỏ lại phía sau.