Khi doanh nghiệp chuyển từ Excel sang CRM, một trong những băn khoăn thường gặp là: “Dữ liệu khách hàng đưa lên Zoho Bigin có an toàn không?”
Câu hỏi này hoàn toàn dễ hiểu. Một hệ thống CRM có thể chứa rất nhiều thông tin quan trọng như tên khách hàng, số điện thoại, email, lịch sử trao đổi, thông tin doanh nghiệp và các cơ hội bán hàng. Nếu những dữ liệu này bị truy cập hoặc sử dụng không đúng cách, rủi ro không chỉ nằm ở việc mất thông tin mà còn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.
Vì vậy, khi đánh giá một CRM, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào việc phần mềm có nhiều tính năng hay không. Điều quan trọng hơn là dữ liệu được bảo vệ như thế nào, ai có quyền truy cập và doanh nghiệp có thể kiểm soát dữ liệu đến đâu.
Zoho Bigin có an toàn không?
Theo các thông tin Zoho công bố, Bigin được xây dựng trong hệ sinh thái Zoho với nhiều lớp bảo mật dành cho dữ liệu doanh nghiệp, bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập, theo dõi hoạt động, sao lưu và các cơ chế bảo vệ quyền riêng tư.
Zoho cũng công bố các tiêu chuẩn và chứng nhận bảo mật như ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 và SOC 2 Type II, đồng thời có các chính sách và công cụ hỗ trợ việc bảo vệ dữ liệu cá nhân theo những yêu cầu như GDPR.
Điều này có nghĩa là Bigin không phải một công cụ đơn giản chỉ để lưu danh sách khách hàng. Dữ liệu được đặt trong một hệ thống có các lớp kiểm soát từ hạ tầng đến quyền người dùng.
Nhưng để hiểu rõ hơn mức độ bảo vệ này, hãy nhìn vào từng lớp.
1. Dữ liệu được mã hóa khi truyền và khi lưu trữ
Khi nhân viên sử dụng Bigin, dữ liệu liên tục được truyền giữa thiết bị của người dùng và hệ thống. Zoho sử dụng TLS (Transport Layer Security) để bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền.
Đối với dữ liệu được lưu trữ, Zoho công bố sử dụng mã hóa AES 256 bit. Nói đơn giản, dữ liệu được bảo vệ cả khi đang di chuyển trên hệ thống và khi được lưu trữ.
Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp chuyển dữ liệu từ Excel hoặc một hệ thống cũ lên CRM. Dữ liệu khách hàng không chỉ cần được nhập đúng mà còn phải được bảo vệ trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
2. Doanh nghiệp có thể kiểm soát ai được xem dữ liệu
Không phải nhân viên nào cũng cần nhìn thấy toàn bộ dữ liệu khách hàng.
Ví dụ, một nhân viên Sales có thể chỉ cần quản lý các cơ hội do mình phụ trách, trong khi Sales Manager cần theo dõi toàn bộ Pipeline của đội nhóm. Nếu tất cả người dùng đều có cùng một mức quyền truy cập, doanh nghiệp sẽ khó kiểm soát dữ liệu khi quy mô tăng lên.
Bigin hỗ trợ các cơ chế quản lý người dùng và quyền truy cập, giúp doanh nghiệp thiết lập quyền dựa trên vai trò của từng nhân sự.
Điều này tạo ra một nguyên tắc rất quan trọng khi triển khai CRM: nhân viên cần quyền nào thì cấp quyền đó, thay vì mở toàn bộ dữ liệu cho tất cả mọi người.
3. Có thể kiểm tra lịch sử hoạt động trên hệ thống
Một vấn đề thường gặp khi quản lý dữ liệu bằng Excel là rất khó biết ai đã thay đổi thông tin và thay đổi vào lúc nào.
Bigin có Audit Log, cho phép quản trị viên theo dõi các hoạt động được thực hiện trong tài khoản. Nhật ký có thể được lọc theo người dùng, loại hoạt động hoặc khoảng thời gian và có thể xuất ra để kiểm tra khi cần.
Ví dụ, nếu một thông tin khách hàng bị thay đổi hoặc một thao tác trên hệ thống cần được kiểm tra, quản trị viên có thêm dữ liệu để truy lại lịch sử thay vì chỉ nhìn thấy kết quả cuối cùng.
Với doanh nghiệp có nhiều nhân viên cùng làm việc trên một cơ sở dữ liệu, đây là một lớp kiểm soát rất hữu ích.
4. Có công cụ sao lưu và phục hồi dữ liệu
Bảo mật không chỉ là ngăn người khác truy cập dữ liệu. Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị cho trường hợp dữ liệu bị xóa hoặc thao tác sai.
Bigin cung cấp Data Backup để quản trị viên tạo bản sao dữ liệu của tài khoản. Bên cạnh đó, hệ thống có Recycle Bin để quản lý các bản ghi đã xóa và Import History để theo dõi lịch sử nhập dữ liệu.
Những tính năng này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp đang triển khai CRM và thường xuyên thực hiện các hoạt động như import dữ liệu cũ, cập nhật thông tin hoặc làm sạch database.
Thay vì phải phụ thuộc hoàn toàn vào một file Excel duy nhất, doanh nghiệp có thêm những công cụ quản trị dữ liệu ngay trong hệ thống.
5. Zoho có các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế
Đây là phần doanh nghiệp thường quan tâm khi đánh giá một nền tảng CRM.
Zoho công bố việc đáp ứng nhiều tiêu chuẩn liên quan đến bảo mật và bảo vệ dữ liệu, trong đó có ISO 27001 về quản lý an toàn thông tin, ISO 27017 về bảo mật trong môi trường cloud, ISO 27018 về bảo vệ dữ liệu cá nhân trên cloud và SOC 2 Type II liên quan đến các kiểm soát về bảo mật, tính sẵn sàng, tính toàn vẹn trong xử lý, bảo mật và quyền riêng tư.
Đối với doanh nghiệp, những tiêu chuẩn này là một cơ sở quan trọng để đánh giá mức độ trưởng thành của hệ thống bảo mật mà nhà cung cấp đang xây dựng.
Tuy nhiên, cần hiểu đúng rằng Zoho có chứng nhận bảo mật không đồng nghĩa doanh nghiệp tự động đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý. Doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về cách mình thu thập, sử dụng, chia sẻ và quản lý dữ liệu khách hàng.
Vậy doanh nghiệp có cần lo khi đưa dữ liệu lên Bigin?
Có, nhưng không nên chỉ vì lo ngại về cloud mà tiếp tục sử dụng những cách quản lý dữ liệu thiếu kiểm soát.
Hãy thử nhìn vào cách doanh nghiệp đang quản lý khách hàng hiện tại. Dữ liệu có thể nằm trong nhiều file Excel, mỗi Sales giữ một danh sách riêng, thông tin trao đổi nằm trong email hoặc các ứng dụng nhắn tin, còn khi nhân viên nghỉ việc thì doanh nghiệp phải tìm lại dữ liệu từ nhiều nơi.
Trong trường hợp này, vấn đề không nằm ở việc dữ liệu có nằm trên cloud hay không. Vấn đề là doanh nghiệp có thực sự kiểm soát được dữ liệu của mình hay không.
Một CRM tập trung dữ liệu vào một hệ thống duy nhất, đồng thời cung cấp công cụ để phân quyền, theo dõi hoạt động và quản lý dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào những file và tài khoản cá nhân mà Sales đang tự quản lý.
Nhưng phần mềm không thể tự bảo mật thay doanh nghiệp
Đây là điểm rất quan trọng.
Zoho có thể cung cấp hạ tầng và các công cụ bảo mật, nhưng doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về cách sử dụng chúng.
Nếu nhân viên dùng chung tài khoản, chia sẻ mật khẩu, cấp quyền quá rộng hoặc không thu hồi quyền truy cập khi nhân sự nghỉ việc, rủi ro vẫn có thể xảy ra dù nền tảng có cơ chế bảo mật tốt.
Vì vậy, khi triển khai Bigin, doanh nghiệp nên thiết lập ngay từ đầu các nguyên tắc cơ bản: mỗi người dùng một tài khoản, phân quyền theo vai trò, sử dụng xác thực phù hợp, rà soát quyền truy cập định kỳ và thu hồi quyền khi nhân sự không còn làm việc.
Đây cũng là lý do việc triển khai CRM không nên chỉ dừng ở bước “cài phần mềm”. Doanh nghiệp cần thiết kế cả cách dữ liệu được quản lý bên trong hệ thống.
Zoho Bigin có an toàn không?
Zoho Bigin được xây dựng với nhiều lớp bảo mật dành cho dữ liệu doanh nghiệp, từ mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập, Audit Log, sao lưu cho đến các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế mà Zoho công bố. Những cơ chế này tạo nền tảng để doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng tập trung và có kiểm soát hơn thay vì phân tán trên nhiều file và tài khoản cá nhân.
Tuy nhiên, bảo mật không chỉ nằm ở phần mềm. Doanh nghiệp vẫn cần chủ động thiết lập quyền truy cập, quản lý tài khoản người dùng, xác định dữ liệu nào được lưu trữ và thường xuyên rà soát cách hệ thống đang được sử dụng. Một nền tảng có cơ chế bảo mật tốt sẽ phát huy hiệu quả nhất khi đi cùng một quy trình quản lý dữ liệu rõ ràng.
Với WBL Group, đây cũng là một phần cần được xem xét ngay từ giai đoạn triển khai CRM. Bên cạnh việc thiết lập Pipeline và đưa dữ liệu lên Zoho Bigin, doanh nghiệp cần xác định ai được truy cập dữ liệu nào, dữ liệu được quản lý ra sao và hệ thống cần được cấu hình như thế nào để phù hợp với cách vận hành thực tế.
Bởi chuyển từ Excel sang CRM không đơn thuần là chuyển dữ liệu sang một phần mềm mới. Đây là cơ hội để doanh nghiệp xây dựng lại cách quản lý dữ liệu khách hàng theo hướng tập trung hơn, minh bạch hơn và dễ kiểm soát hơn.
