Nhận diện được mục tiêu cốt lõi và cấp thiết nhất của FHG là xây dựng một cơ sở dữ liệu tập trung, WBL đã đề xuất lộ trình triển khai Zoho CRM linh hoạt theo từng giai đoạn.
Chuẩn hóa và tập trung hóa dữ liệu (Giai đoạn 1): Thiết lập hệ thống Zoho CRM phù hợp với mô hình của FHG và hỗ trợ nhập toàn bộ dữ liệu ban đầu từ các tệp Excel. Hệ thống được thiết kế thân thiện, đơn giản hóa việc nhập liệu để nhân viên dễ dàng ghi nhận thông tin công ty, người liên hệ và các hoạt động như cuộc gọi, cuộc hẹn, email.
Thiết lập phân quyền theo mô hình “Hub and Spoke”: WBL xây dựng cấu trúc phân quyền chặt chẽ. Văn phòng chính (Hub) có toàn quyền xem toàn bộ dữ liệu của cả 10 khách sạn để phục vụ công tác tổng hợp, phân tích. Trong khi đó, nhân viên tại các khách sạn (Spoke) chỉ được phép xem, chỉnh sửa dữ liệu do chính mình tạo ra và bị hạn chế xem chi tiết hoạt động của nhân viên ở khách sạn khác.
Tự động hóa báo cáo định kỳ (Giai đoạn 2 & 3): Xây dựng các báo cáo cơ bản và thiết lập tự động hóa để tổng hợp, gửi báo cáo thống kê hoạt động, hiệu suất của đội ngũ bán hàng đến các bộ phận liên quan một cách định kỳ. Ngoài ra, WBL cũng xây dựng các bảng điều khiển (dashboard) chuyên sâu để khai thác tối đa dữ liệu phục vụ quyết định chiến lược.
